Administrasi kelompok

1. Pengertian Administrasi Kelompok

a. Administrasi kelompok adalah segala pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok;

b. Pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematik;

c. Administrasi Organisasi adalah segala pencatatan yang berkaitan dengan organisasi secara umum. Ini penting dibuat untuk mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya;

d. Administrasi keuangan atau pembukuan keuangan, adalah catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (munurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu);

e. Administrasi keuangan juga dapat diartikan sebagai pencatatan yang berkaitan dengan kekayaan kelompok. Sangat penting untuk mengetahui keadaan kekayaan kelompok dengan jelas/transparan dan sebagai alat untuk pengawasan dalam pengelolaan permodalaan kelompok. Sedemikian pentingnya administrasi keuangan ini sehingga dapat dikatakan bahwa nilai administrasi keuangan ini setara dengan nilai uangnya atau bahkan lebih daripada itu.

2. Manfaat Administrasi / Pembukuan

Manfaat administrasi adalah untuk tersedianya informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun pihak luar (Dinas, Tim Teknis, intansi terkait dan lain-lain) Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan keputusan yang dibuat dalam kelompok.

Informasi ini dapat digunakan sebagai :

a.       alat kontrol

pembukuan administrasi kelompok dapat digunakan sebagai alat kontrol dalam rangka evaluasi setiap tahapan kinerja kelompok.

b.       alat dokumentasi

pembukuan adalah alat bukti (dokumentasi) dalam setiap apa saja yang telah terjadi di dalam kelompok tersebut

c.       bahan pengambilan keputusan pengurus kelompok

sebagai dasar pengambilan keputusan buku administrasi akan diperlukan karena telah merekam segala aktifitas dan latar belakang kelompok

d.       alat untuk memonitor perkembangan kelompok

untuk mengetahui sejauh mana hasil capaian dari perkembangan kelompok maka memerlukan administrasi kelompok

e.       alat untuk evaluasi

sebagai bahan evaluasi kerja dari setiap kegiatan serta rekaman atas semua tanggung jawab pengurus dan anggota kelompok.

f.        alat untuk memupuk kepercayaan anggota

pembukuan kelompok sebagai bukti atas kinerja, hak, dan tanggung jawab pengurus akan berdampak pada peningkatan kepercayaan anggota pada pengurus kelompok.

B. ADMINISTRASI KELOMPOK

Administrasi kelompok meliputi 2 (dua) bentuk apabila dibagi secara garis besar, antara lain yaitu:

1. Administrasi Organisasi

Dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:

a. Buku daftar pengurus dan anggota

b. Buku notulen pertemuan

c. Buku tamu dan bimbingan

d. Buku surat keluar dan Surat masuk

e. Buku kegiatan / pertemuan

f. Buku daftar hadir kegiatan

Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris. Buku administrasi organisasi inilah yang merekam setiap kejadian yang berlangsung di dalam kelompok baik rencana kegiatan yang akan datang maupun kejadian yang telah lama berlangsung dalam kelompok tersebut. Dengan melihat buku administrasi organisasi kita juga dapat melihat setiap perkembangan yang terjadi di kelompok.

2. Administrasi Keuangan

Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis serta diisi dengan tertib, teratur dan benar. Dengan administrasi keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk:

a. Alat monitor perkembangan keuangan;

b. Alat pengendalian keuangan;

c. Alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan

d. Alat manajemen dalam pengambilan keputusan.

Prinsip-prinsip pada pembukuan keuangan

a. Pembukuan harus dilakukan secara sistematis

Transaksi yang terjadi di kelompok akan dicatat dalam dokumen sumber. Contoh dokumen sumber atau bukti transaksi diantaranya adalah kuitansi pembayaran atau penerimaan kas, faktur pembelian, faktur penjualan, dan lain-lain.

b. Pembukuan harus dilakukan secara kronologis

Transaksi yang terjadi dalam suatu periode dicatat menurut urutan kejadiannya dalam sebuah buku. Pencatatan ini lazimnya disebut dengan membuat jurnal. Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi atau membuat jurnal ini disebut dengan buku harian. Disebut buku harian karena pencatatan dalam buku ini harus dilakukan menurut urutan kejadiannya (kronologisnya) yang umumnya dilakukan setiap hari.

 c. Pembukuan harus dilakukan secara informatif

Agar dipahami/dimengerti oleh semua pihak yang berkepentingan;

d. Pembukuan harus dilakukan secara auditable

Catatan keuangan dapat diperiksa dengan mudah.

e. Pembukuan harus dilakukan secara Accountable, Buku diisi memenuhi kaidah-kaidah atau ketentuan akuntansi, antara lain: dapat dihitung, dapat dievaluasi, dan dapat dipertanggungjawabkan;

Model pembukuan keuangan yang digunakan kelompok adalah model yang sederhana, mudah dipahami sehingga diharapkan akan sangat membantu pengurus/ bendahara dalam mempertanggungjawabkan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya.

Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah :

a. Buku kas harian yang meliputi keluar masuk uang dan sisa saldo setiap harinya. Buku ini dibuat harian dengan periode per bulan.

b. Buku tabungan anggota meliputi jumlah simpanan uang dari setiap anggota

c. Buku pinjaman / Kredit anggota meliputi yang meliputi jumlah pinjaman dan angsuran setiap saat dari setiap anggota

d. Laporan rugi laba yang meliputi total penerimaan dan seluruh total pemasukan beserta rinciannya dari setiap item biaya dan pendapatan.

e. Neraca adalah buku yang menjelaskan keseimbangan dari jumlah pendapatan, pengeluaran beserta penjelasan keadaan untung ruginya kegiatan kelompok.

Diupayakan Pengurus Kelompok bisa mengerjakan seluruh adminstrasi keuangan ini dengan baik dan benar, mengingat pentingnya manfaat yang akan diperoleh.

Terkait dengan pentingnya pembuatan pembukuan keuangan kelompok, maka perlu diangkat seorang penulis sebagai pengelola dan penanggungjawab pembuatan pembukuan keuangan. Penulis dapat berasal dari dalam kelompok (anggota kelompok) atau seseorang dari luar kelompok (bukan anggota kelompok), dengan syarat:

a. jujur;

b. mudah dijumpai;

c. dapat diterima oleh semua anggota kelompok,

d. tidak mengintervensi dinamika kelompok,

e. transparan; dan

f. bisa menulis pembukuan.